Fichier client : gérer vos clients et leurs données

Toute personne qui réserve, achète ou s'inscrit devient un client de votre studio. Vous gérez vos clients sous Personnes → Client·es.

Ajouter un client

1. Allez dans Personnes → Client·es → Nouveau client.
2. Saisissez le nom et l'e-mail. Le téléphone, la date de naissance, les notes et le consentement marketing sont facultatifs.
3. Enregistrez.

Ajouter un client n'envoie aucune invitation. Lorsque vous inscrivez quelqu'un à un cours ou à un rendez-vous depuis Planning → Séances, vous pouvez aussi créer un nouveau client sur-le-champ, avec son nom et son e-mail.

Pas de véritable adresse e-mail ? Utilisez une adresse fictive unique se terminant par .invalid, par exemple anna@votrestudio.invalid. Les adresses se terminant par .invalid, .example ou .test ne reçoivent aucun e-mail.

Ce que montre le dossier d'un client

Ouvrez un client pour voir tout ce qui le concerne au même endroit : réservations, rendez-vous à venir, visites, absences, cartes, paiements, remboursements et impayés. Les notes que vous ajoutez restent privées à votre studio.

Selon votre configuration, les dossiers comportent aussi les onglets Rendez-vous, Anamnèse et Photos. Voir Fiches client.

Ce que les clients modifient eux-mêmes

Les clients connectés peuvent modifier eux-mêmes leur nom, leur téléphone, leur adresse, leur date de naissance, leur contact d'urgence et leur choix concernant la newsletter sous Compte → Profil, et y changer leur mot de passe. Les adresses e-mail ne peuvent pas encore être modifiées.

Tous les e-mails que reçoit un client sont envoyés dans la langue de votre site.

RGPD : suppression des données d'un client

Vous pouvez supprimer un client depuis son dossier, ou il peut en faire lui-même la demande sous Compte → Confidentialité et données. La suppression :

• efface le nom, l'e-mail, le téléphone, l'adresse et les notes
• supprime définitivement les réponses aux fiches de toutes les catégories, les fiches de rendez-vous signées (signatures et PDF) et les photos de soin
• efface les notes et les options associées aux visites

Les réservations, paiements, factures ainsi que les dates et prix des visites sont conservés, car vous en avez besoin pour votre comptabilité.

Exporter le fichier client

La sauvegarde du fichier client, sous Personnes, exporte chaque client avec ses réponses aux fiches, ses visites et les informations sur ses photos. Les clients peuvent aussi exporter leurs propres données depuis leur compte, conformément à leur droit d'accès RGPD.

Qui peut voir les données de santé

Les réponses aux fiches, les fiches de rendez-vous et les photos des clients sont visibles par défaut par vous et par les professeurs avec Accès complet. Vous pouvez activer ou désactiver Données de santé des clients pour chaque professeur. Voir Professeurs.

Bon à savoir

• Les inscriptions à la newsletter et les consentements se trouvent sous Personnes → Newsletter. Voir Newsletter.
• zenyogi n'envoie pas de SMS.