Docenten: uitnodigen, rollen en rechten, afwezigheid

Docenten kun je tonen bij je lessen en op je website, en ze kunnen een eigen toegang tot het studiobeheer krijgen. Je beheert ze onder Mensen → Docenten.

Een docent toevoegen en uitnodigen

1. Ga naar Mensen → Docenten en voeg een docent toe.
2. Vul naam, e-mailadres, foto, openbare titel en een korte bio in.
3. Kies de rol en verstuur de uitnodiging.

De docent krijgt een link per e-mail, kiest een wachtwoord en komt ingelogd in je studio terecht. Er is geen inlogcode nodig. Werkt de link niet meer, stuur de uitnodiging dan opnieuw vanuit het docentformulier.

Eén e-mailadres kan per studio maar bij één actieve docent horen. Zie je 'Een andere actieve docent gebruikt dit e-mailadres al', deactiveer die docent dan of gebruik een ander e-mailadres.

Een docent toevoegen of bewerken vanuit een les

Op de formulieren voor lessen, events en afspraken heeft het docentveld een knop + om een docent toe te voegen. Zodra er een docent is gekozen, kun je met een potloodknop in een pop-up de naam, het e-mailadres, de foto, de titel en de bio bewerken. Rechten en afwezigheid stel je in op de volledige docentpagina.

Rollen en rechten

Een docent ziet alleen de onderdelen van de studio die bij zijn of haar rol horen.

• Zonder toegang tot Verkoop verbergt het dashboard omzet, ledenaantallen en setupkaarten.
• Voor Website, Instellingen en bezoekersstatistieken is Volledige toegang nodig, en die bestaat alleen op het Plus-abonnement. Op Free en Studio kan alleen de eigenaar deze onderdelen bewerken.
• Binnen Afspraken is voor Materialen en Rekenmachine toegang tot Verkoop nodig. Het tabblad Website bij Afspraken vraagt om Volledige toegang.
• Openingstijden en geblokkeerde tijd kan iedereen bekijken, maar alleen de eigenaar of een docent met Volledige toegang kan ze wijzigen.
• Voor het boeken van een afspraak voor een klant is toegang tot Mensen nodig.
• Een gastdocent ziet en bewerkt alleen zijn of haar eigen lessen en behandelingen.

Opent een docent een onderdeel waar hij of zij geen toegang toe heeft, dan wordt de docent teruggestuurd naar een pagina die wel open mag, met een melding welk onderdeel het was.

Gezondheidsgegevens van klanten

Intakeantwoorden, afspraakformulieren en klantfoto's zijn standaard zichtbaar voor de eigenaar en docenten met Volledige toegang. Zet Gezondheidsgegevens van klanten per docent aan of uit op de docentpagina. Zonder deze toegang ziet de docent de tabbladen Intake en Foto's en de formulierlabels niet.

Vakantie en afwezigheid

1. Open de docent onder Mensen → Docenten.
2. Voeg bij Vakantie en afwezigheid een periode toe met een eerste en laatste dag.
3. Sla op.

Zolang de periode loopt, zijn de lessen, events en afspraaktijden van die docent verborgen op je openbare site. Ze kunnen dan niet worden geboekt en er kan geen wachtlijst voor worden gebruikt. Er wordt niets geannuleerd en niemand krijgt een e-mail. Pas je de periode aan of verwijder je hem, dan is alles weer zichtbaar.

• Boekingen die al binnen de periode vallen, blijven staan en krijgen nog steeds herinneringen. Het formulier laat vóór het opslaan zien hoeveel het er zijn, en het dashboard toont een melding tot je ze hebt afgehandeld.
• Je kunt zelf nog steeds een klant inboeken.
• Lessen zonder docent worden nooit verborgen. Een studio met één docent registreert de afwezigheid bij die ene docent.
• Een meerdaags event telt op basis van de startdag.
• Kaarten en lidmaatschappen lopen gewoon door.

Goed om te weten

In Rooster → Data staan sessies die binnen de afwezigheid van een docent vallen als Docent afwezig · verborgen.