Betalingen, terugbetalingen en onbetaalde boekingen

Alle betalingen staan onder Verkoop → Betalingen. Wat één klant heeft uitgegeven, terugbetaald gekregen en aan kaarten heeft, staat op de klantkaart onder Mensen → Klanten.

Betaalmethodes

Jij kiest wat klanten kunnen gebruiken:

• Online met een kaart via Stripe, inclusief Apple Pay en Google Pay, en SEPA-incasso voor euro's in SEPA-landen.
• PayPal voor eenmalige betalingen.
• Betalen via overschrijving of in de studio.
• SumUp, als dat voor je studio is ingeschakeld, zie SumUp-kaartlezer.

Koppel uitbetalingen onder Instellingen → Uitbetalingen. Op het Free-abonnement betaal je 8% platformkosten over online betalingen. Bij Studio en Plus betaal je die niet.

Iets als betaald markeren

Boekingen en kaarten die per overschrijving of in de studio worden betaald, werken meteen maar staan als onbetaald. Druk op Als betaald markeren zodra het geld binnen is. Op Betalingen kun je contante betalingen, kaartbetalingen en SumUp-betalingen vastleggen.

Terugbetalingen

Betaal een geslaagde betaling terug via Betalingen of via de klantkaart. Een terugbetaling van een kaartbetaling:

• trekt de kaart in, en
• geeft ongebruikte bevestigde boekingen die met die kaart zijn betaald vrij, voor lessen en afspraakcredits.

Bezoeken die al hebben plaatsgevonden of waarvoor iemand is ingecheckt, blijven staan.

Een onbetaalde aankoop annuleren (Storno)

Onbetaald annuleren op Betalingen of bij de aankopen van de klant maakt een openstaande aankoop per overschrijving, betaling in de studio of kaartbetaling in de studio ongedaan.

• Een boeking wordt geannuleerd en de plek wordt aan de wachtlijst aangeboden.
• Een onbetaalde kaart wordt ingetrokken en de klant krijgt een e-mail 'Aankoop geannuleerd'.
• Een shopbestelling wordt geannuleerd met een eigen e-mail.

De aankoop verdwijnt daarna uit de lijst Betalingen. Dit kan niet meer als er al een factuur is uitgegeven of als er al een deel is betaald. Gebruik dan het gewone annuleren en terugbetalen.

Automatisch annuleren

Stel onder Instellingen → Algemeen → Betalingen & btw de optie Onbetaalde aankopen automatisch annuleren na (dagen) in. Elke nacht worden aankopen die zo lang onbetaald zijn op dezelfde manier geannuleerd. Aankopen die de klant zelf als betaald heeft gemarkeerd, worden overgeslagen. Met 0 zet je het uit.

Partnerpassen (EGYM Wellpass, Urban Sports Club)

Er is geen directe koppeling. Doe in plaats daarvan dit:

1. Maak onder Verkoop → Prijzen een aparte, verlaagde prijs voor de partner aan.
2. Filter aan het eind van de maand Betalingen op die prijs. De export bevat dan alleen die regels, met een kolom voor de lesdatum.
3. Vergelijk die met de inchecklijst van de partner.

Goed om te weten

• Belastingexports voor DATEV of Excel en factuurtekst voor de Duitse kleineondernemersregeling (Kleinunternehmer) zijn niet beschikbaar.
• Voor facturen, zie facturen.