Je klantenbestand en klantgegevens beheren

Iedereen die boekt, iets koopt of zich aanmeldt, wordt een klant van je studio. Je beheert je klantenbestand onder Mensen → Klanten.

Een klant toevoegen

1. Ga naar Mensen → Klanten → Nieuwe klant.
2. Vul naam en e-mailadres in. Telefoon, geboortedatum, notities en toestemming voor marketing zijn optioneel.
3. Sla op.

Bij het toevoegen van een klant wordt geen uitnodiging verstuurd. Als je iemand vanuit Rooster → Data in een les of afspraak boekt, kun je ter plekke ook een nieuwe klant aanmaken met naam en e-mailadres.

Geen echt e-mailadres? Gebruik een uniek tijdelijk adres dat eindigt op .invalid, bijvoorbeeld anna@jouwstudio.invalid. Adressen die eindigen op .invalid, .example of .test krijgen geen e-mail.

Wat een klantkaart laat zien

Open een klant om alles over die persoon op één plek te zien: boekingen, komende afspraken, bezoeken, no-shows, kaarten, betalingen, terugbetalingen en openstaande posten. Notities die je toevoegt, blijven privé binnen je studio.

Afhankelijk van je instellingen heeft de klantkaart ook de tabbladen Afspraken, Intake en Foto's. Zie Intakeformulieren.

Wat klanten zelf aanpassen

Ingelogde klanten kunnen onder Account → Profiel zelf hun naam, telefoonnummer, adres, geboortedatum, contactpersoon voor noodgevallen en nieuwsbriefkeuze aanpassen, en daar hun wachtwoord wijzigen. E-mailadressen kunnen nog niet worden gewijzigd.

Elke e-mail die een klant ontvangt, is in de taal van je site.

Klantgegevens verwijderen (AVG)

Je kunt een klant verwijderen vanuit de klantkaart, of de klant vraagt het zelf aan onder Account → Privacy & data. Verwijderen:

• maakt naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en notities leeg
• verwijdert intakeantwoorden in elke categorie, ondertekende afspraakformulieren (handtekeningen en pdf's) en behandelfoto's definitief
• wist notities en extra's bij bezoeken

Boekingen, betalingen, facturen en de data en prijzen van bezoeken blijven bewaard, omdat je die nodig hebt voor je boekhouding.

Klantdossiers exporteren

Met de back-up van klantdossiers onder Mensen exporteer je alle klanten met hun intakeantwoorden, bezoeken en fotogegevens. Klanten kunnen hun eigen gegevens ook zelf exporteren vanuit hun account.

Wie gezondheidsgegevens kan zien

Intakeantwoorden, afspraakformulieren en klantfoto's zijn standaard zichtbaar voor jou en voor docenten met Volledige toegang. Je kunt Gezondheidsgegevens van klanten per docent aan- of uitzetten. Zie Docenten.

Goed om te weten

• Aanmeldingen voor de nieuwsbrief en toestemmingen vind je onder Mensen → Nieuwsbrief. Zie Nieuwsbrief.
• zenyogi verstuurt geen sms'jes.