Intakeformulieren voor afspraken (anamnese)

Met intakeformulieren (ook wel anamneseformulier of gezondheidsvragenlijst; in het Duits: Anamnesebogen) verzamel je de antwoorden van een klant vóór en tijdens een afspraak. Elk formulier wordt ondertekend en als pdf bewaard op de klantkaart.

Een formulier maken

1. Ga naar Rooster → Afspraken → Intakeformulieren.
2. Druk op Nieuw formulier en kies Standaard of een categorie, of Categorie toevoegen.
3. Bouw het formulier op in drie momenten:
   1. Bij het boeken: korte online vragen. Twee tot vier vragen is aan te raden. Je kunt antwoorden markeren die je aandacht nodig hebben.
   2. Tijdens de afspraak: onderdelen voor de klant, de behandelaar of alleen de studio. Beperk een onderdeel met Alleen voor deze behandelingen, verander de volgorde van onderdelen en vink rijen aan om er meerdere tegelijk te verwijderen.
   3. Ondertekenen.
4. Bekijk het live voorbeeld en sla op. Ga je weg met niet-opgeslagen wijzigingen, dan kun je kiezen uit Opslaan, Verwerpen of Blijven.

Het overzicht toont het standaardformulier en de formulieren per categorie, met aantallen, laatste wijziging en Bewerken. Een categorie kan meerdere formulieren hebben, maar er staat er maar één op Aan. Staan ze allemaal uit, dan wordt het standaardformulier gebruikt.

Sjablonen

• Van sjabloon voegt een ingebouwd sjabloon (cosmetica, massage, waxen) of een van je eigen sjablonen in als kopie.
• Opslaan als sjabloon bewaart een heel formulier of de onderdelen die je kiest.
• De pagina Sjablonen laat zien waar elk sjabloon wordt gebruikt. Daar kun je sjablonen hernoemen, bekijken, dupliceren en verwijderen. Een sjabloon verwijderen verandert niets aan formulieren die ermee zijn gemaakt.

Welk formulier een boeking krijgt

Een boeking krijgt het formulier van de categorie van de behandeling. Je kunt dat wijzigen met Formulier toewijzen in het rijmenu op Komend of op het tabblad Afspraken van de klant, of met het veld Intakeformulier als je voor een klant boekt. Kies Standaard, een andere categorie of geen formulier. Dit kan tot het formulier is geopend.

Het formulier invullen tijdens de afspraak

1. Tik op Komend op het label Formulier onder de naam van de klant, of kies Klantformulier openen in het rijmenu.
2. Vragen: gebruik Klant laten invullen om het apparaat aan de klant te geven.
3. Overzicht: antwoorden die aandacht nodig hebben, staan bovenaan.
4. Analyse.
5. Handtekeningen: jullie ondertekenen allebei, eventueel met toestemming voor foto's.
6. Voeg privé Behandelnotities toe en druk op Klaar.

Na het ondertekenen ligt het formulier vast en wordt er een pdf gemaakt. Latere wijzigingen worden als gedateerde notities toegevoegd. De volgende keer worden de antwoorden van het vorige bezoek al ingevuld. Alle formulieren per bezoek staan op het tabblad Intake van de klant.

Wie gezondheidsgegevens kan zien

De eigenaar en docenten met Volledige toegang zien standaard intakeantwoorden, formulieren en klantfoto's. Je kunt Gezondheidsgegevens van klanten per docent aan- of uitzetten onder Mensen → Docenten. Zie docenten.

Goed om te weten

Als je een klant verwijdert, worden ook diens intakeantwoorden, ondertekende formulieren en behandelfoto's definitief verwijderd. Zie klanten.